Première réunion du CSE : la checklist selon la taille de l'entreprise

Après les élections, l'employeur réunit le nouveau CSE. À partir de 50 salariés, cette première réunion sert à installer l'instance : désignation du secrétaire, du trésorier et du référent harcèlement, calendrier des réunions, commissions. Entre 11 et 49 salariés, il n'y a pas d'installation formelle de ce type : la première réunion est la première des réunions mensuelles, et la seule désignation imposée est celle du référent harcèlement.

Ce qui est commun à toutes les entreprises

Quelle que soit la taille de l'entreprise, trois règles s'appliquent dès l'élection.

• Le référent harcèlement sexuel et agissements sexistes. Le CSE le désigne parmi ses membres, titulaires ou suppléants, par une résolution adoptée à la majorité des membres présents, pour une durée qui prend fin avec le mandat des élus (art. L. 2314-1 ; art. L. 2315-32).
• Les heures de délégation. Chaque titulaire dispose d'un crédit d'heures mensuel fixé par décret selon l'effectif, qui ne peut être inférieur à 10 heures dans les entreprises de moins de 50 salariés et à 16 heures dans les autres (art. L. 2315-7 ; barème à l'art. R. 2314-1). Le protocole d'accord préélectoral peut prévoir davantage.
• La formation en santé, sécurité et conditions de travail. Tous les membres de la délégation du personnel et le référent harcèlement y ont droit, pour cinq jours au minimum lors d'un premier mandat (art. L. 2315-18).

Entreprises de 11 à 49 salariés : pas d'installation formelle

Dans une entreprise de moins de 50 salariés, le CSE n'a pas de personnalité civile, pas de budget de fonctionnement et pas d'obligation de désigner un secrétaire ou un trésorier : ces règles figurent dans la section du Code consacrée aux entreprises d'au moins 50 salariés (art. L. 2315-23). Il n'y a donc pas de séance d'installation au sens où l'entendent les grandes structures.

Les membres de la délégation sont reçus collectivement par l'employeur ou son représentant au moins une fois par mois, et sur leur demande en cas d'urgence (art. L. 2315-21). L'employeur peut se faire assister de collaborateurs, qui ne peuvent être plus nombreux que les représentants titulaires.

Le fonctionnement repose sur l'écrit. Sauf circonstances exceptionnelles, les élus remettent une note exposant l'objet de leurs demandes deux jours ouvrables avant la réunion. L'employeur y répond par écrit au plus tard six jours ouvrables après. Demandes et réponses sont transcrites sur un registre spécial, ou annexées à celui-ci, tenu à la disposition des salariés un jour ouvrable par quinzaine, en dehors de leur temps de travail (art. L. 2315-22).

L'employeur met à disposition des élus le local nécessaire pour accomplir leur mission et, notamment, se réunir (art. L. 2315-20).

Checklist 11 à 49 salariés

• Fixer la date de la première réception mensuelle, puis le rythme mensuel (L. 2315-21)
• Ouvrir le registre des demandes et des réponses (L. 2315-22)
• Désigner le référent harcèlement sexuel et agissements sexistes (L. 2314-1)
• Mettre un local à disposition (L. 2315-20)
• Informer chaque titulaire de son crédit d'heures (L. 2315-7)
• Planifier les formations SSCT de tous les élus (L. 2315-18)

Entreprises de 50 à 299 salariés : la séance d'installation

Qui convoque, qui préside, dans quel délai

Le CSE est présidé par l'employeur ou son représentant, qui peut être assisté de trois collaborateurs ayant voix consultative (art. L. 2315-23). C'est l'employeur qui convoque (art. L. 2315-28).

L'ordre du jour est établi par le président et le secrétaire (art. L. 2315-29), puis communiqué au moins trois jours avant la réunion aux membres du comité, à l'agent de contrôle de l'inspection du travail et à l'agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale (art. L. 2315-30). Lors de la première réunion, le secrétaire n'est pas encore désigné : en pratique, l'employeur établit seul cet ordre du jour. [À VÉRIFIER : aucun texte ne le prévoit expressément.]

Le Code ne fixe pas de délai propre entre la proclamation des résultats et la première réunion. Elle doit en revanche s'inscrire dans le rythme légal des réunions, rappelé ci-dessous.

Ce que la première réunion doit traiter

Le secrétaire et le trésorier. Le comité les désigne parmi ses membres titulaires (art. L. 2315-23). Un suppléant ne peut donc pas occuper ces fonctions. La règle généralement retenue est que le président ne prend pas part à ce vote.

Le référent harcèlement, dans les conditions communes rappelées plus haut.

Le règlement intérieur. Le CSE détermine dans un règlement intérieur ses modalités de fonctionnement et celles de ses rapports avec les salariés (art. L. 2315-24). Le texte n'impose pas qu'il soit adopté dès la première réunion ; l'inscrire à l'ordre du jour d'une réunion proche évite de fonctionner longtemps sans règles écrites.

Le calendrier des réunions. Un accord d'entreprise peut fixer le nombre de réunions annuelles, qui ne peut être inférieur à six (art. L. 2312-19). À défaut d'accord, le CSE se réunit au moins une fois tous les deux mois dans les entreprises de moins de 300 salariés (art. L. 2315-28). Au moins quatre réunions par an portent, en tout ou partie, sur la santé, la sécurité et les conditions de travail ; l'employeur en communique le calendrier annuel à l'inspection du travail, au médecin du travail et à l'agent des services de prévention, et confirme chaque réunion par écrit au moins quinze jours à l'avance (art. L. 2315-27).

Les commissions éventuelles. Aucune commission n'est obligatoire dans cette tranche. L'inspecteur du travail peut toutefois imposer une commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT), notamment en raison de la nature des activités (art. L. 2315-37).

Ce qui suit la première réunion

• Le procès-verbal. Il est établi par le secrétaire (art. L. 2315-34) et, à défaut d'accord, transmis à l'employeur dans les quinze jours suivant la réunion, ou avant la réunion suivante si elle a lieu plus tôt (art. D. 2315-26).
• Les budgets. L'employeur verse une subvention de fonctionnement égale à 0,20 % de la masse salariale brute dans les entreprises de 50 à moins de 2 000 salariés (art. L. 2315-61), distincte de la contribution aux activités sociales et culturelles (art. L. 2312-81).
• Le local. L'employeur met à disposition un local aménagé et le matériel nécessaire (art. L. 2315-25).
• La formation économique des titulaires élus pour la première fois (art. L. 2315-63), en plus de la formation SSCT.
• La documentation économique remise au comité après son élection.

Checklist 50 à 299 salariés

• Convoquer et communiquer l'ordre du jour au moins trois jours avant (L. 2315-30)
• Désigner le secrétaire et le trésorier parmi les titulaires (L. 2315-23)
• Désigner le référent harcèlement (L. 2314-1)
• Programmer l'adoption du règlement intérieur (L. 2315-24)
• Fixer le calendrier : une réunion tous les deux mois au moins, dont quatre SSCT par an (L. 2315-27, L. 2315-28)
• Transmettre le calendrier SSCT à l'inspection, au médecin du travail et à l'agent de prévention (L. 2315-27)
• Verser la subvention de fonctionnement et la contribution ASC (L. 2315-61, L. 2312-81)
• Planifier formations SSCT et économique

Entreprises de 300 salariés et plus : installation et commissions

Tout ce qui précède s'applique, avec trois différences.

Le rythme des réunions. À défaut d'accord, le CSE se réunit au moins une fois par mois (art. L. 2315-28).

La CSSCT obligatoire. Une commission santé, sécurité et conditions de travail est créée dans les entreprises et les établissements distincts d'au moins 300 salariés (art. L. 2315-36). Sa composition et le mode de désignation de ses membres dépendent de l'accord qui la met en place ou, à défaut, du règlement intérieur du CSE ; c'est un point à inscrire dès la première réunion. [À VÉRIFIER : articles L. 2315-39 à L. 2315-44 applicables à la composition.]

Les autres commissions. Sauf accord prévoyant d'autres modalités, le CSE constitue une commission de la formation (art. L. 2315-49), une commission d'information et d'aide au logement (art. L. 2315-50) et une commission de l'égalité professionnelle (art. L. 2315-56). Une commission économique s'y ajoute à partir de 1 000 salariés (art. L. 2315-46).

Le taux de la subvention de fonctionnement passe à 0,22 % de la masse salariale brute à partir de 2 000 salariés (art. L. 2315-61).

Checklist 300 salariés et plus

• Tous les points de la checklist 50 à 299
• Fixer un rythme mensuel, sauf accord (L. 2315-28)
• Constituer la CSSCT et désigner ses membres (L. 2315-36)
• Constituer les commissions formation, logement et égalité professionnelle (L. 2315-49, L. 2315-50, L. 2315-56)
• À partir de 1 000 salariés : commission économique (L. 2315-46)
• Prévoir la formation SSCT de 5 jours pour les membres de la CSSCT en cas de renouvellement (L. 2315-18)

Tableau récapitulatif des obligations

Les erreurs fréquentes

Appliquer les règles des grandes structures à un CSE de moins de 50 salariés. Un ordre du jour formel, un secrétaire et un procès-verbal ne sont pas exigés en dessous de 50 salariés. En revanche, le registre des demandes et des réponses l'est.

Oublier le référent harcèlement. C'est la seule désignation commune à toutes les tailles d'entreprise, et la plus souvent omise lors de la première réunion.

Désigner un suppléant comme secrétaire ou trésorier. Le texte vise les membres titulaires.

Envoyer l'ordre du jour la veille. Le délai de trois jours vaut pour la première réunion comme pour les suivantes, et il vaut aussi pour l'inspection du travail et l'agent des services de prévention.

Ne pas planifier les quatre réunions SSCT. Elles doivent figurer au calendrier annuel transmis à l'inspection du travail, au médecin du travail et à l'agent de prévention.

Tarder à créer la CSSCT dans une entreprise ou un établissement d'au moins 300 salariés.

Questions fréquentes

Qui convoque la première réunion du CSE ? L'employeur, qui préside le comité ou s'y fait représenter (L. 2315-23, L. 2315-28). Dans les entreprises de moins de 50 salariés, il reçoit collectivement les élus au moins une fois par mois (L. 2315-21).

Faut-il désigner un secrétaire dans une entreprise de 30 salariés ? Le Code du travail ne l'impose qu'à partir de 50 salariés (L. 2315-23). Un accord ou une pratique interne peut le prévoir.

Le référent harcèlement peut-il être un suppléant ? Oui : le CSE le désigne parmi ses membres, sans distinguer titulaires et suppléants (L. 2314-1).

Combien de réunions le CSE doit-il tenir par an ? À défaut d'accord : douze dans les entreprises de 11 à 49 salariés et dans celles d'au moins 300 salariés, six au moins entre 50 et 299 salariés (L. 2315-21, L. 2315-28). Un accord ne peut pas descendre sous six réunions par an (L. 2312-19).

La CSSCT doit-elle être créée dès la première réunion ? Le Code impose sa création à partir de 300 salariés sans fixer de date (L. 2315-36). L'inscrire à l'ordre du jour de la première réunion permet de désigner ses membres sans délai. [À VÉRIFIER.]